Utiliser une plateforme collaborative pour accroître sa productivité

23 mai 2019

L’utilisation d’une plateforme collaborative au sein de l’entreprise améliore l’organisation interne tout en favorisant la productivité des salariés. Cet environnement sécurisé offre une plus grande flexibilité dans la gestion des projets et facilite le travail d’équipe.

Le partage synchronisé de documents et la messagerie instantanée sont quelques-un des outils embarqués sur une plateforme collaborative. Mais d’autres fonctionnalités peuvent s’avérer très précieuses pour l’adepte du coworking ou du télétravail…

Une communication plus fluide

La plateforme collaborative a pour principal objectif de centraliser les données. On y partage toutes sortes d’informations et de documents : planning, rendez-vous, tâches à mener, fichiers… Chaque salarié peut alors suivre l’évolution d’un projet en temps réel. Il conserve en permanence une vision globale de la situation et comprend mieux les objectifs à atteindre.

De la sorte, plus personne ne travaille de manière cloisonnée. Et si un salarié s’absente, ses collègues peuvent plus facilement prendre le relais. L’impact d’une absence ou d’un départ sur le traitement des dossiers est ainsi minimisé.

Pour celui qui travaille sur un espace de coworking, la plateforme collaborative représente un atout majeur pour rester en contact avec ses clients et ses collaborateurs. Grâce à l’intégration du mail, du chat et de la vidéo, les échanges sont immédiats. La proximité entre les intervenants demeure permanente malgré la distance géographique qui les sépare.

On trouve sur le marché différentes solutions intégrant de tels outils de communication. C’est le cas notamment de Microsoft Teams dont les fonctionnalités sont présentées sur le blog Microsoft experiences. Outre la mise en commun de fichiers, cet environnement sécurisé autorise une communication avec une ou plusieurs personnes en même temps.

Une productivité en hausse

Intégrer une plateforme collaborative dans son espace de travail permet de supprimer toutes les tâches qui font perdre du temps. La centralisation des données sur le cloud entraine une baisse du volume de mails et d’appels téléphoniques. Les réunions inutiles passent à la trappe et les déplacements se font plus rares.

De plus, les collaborateurs distants, en télétravail ou en coworking, se sentent mieux intégrés aux équipes. Une émulation entre collègues s’instaure naturellement et le partage des connaissances s’opère de façon spontanée.

Dès lors, les prises de décisions deviennent plus rapides et les problèmes se règlent plus vite. L’optimisation de la gestion du temps conduit à une hausse globale de la productivité. Des économies de fonctionnement sont également au rendez-vous.

En somme, parce qu’elle rassemble tous les outils indispensables à la réalisation d’un projet, la plateforme collaborative représente une solution pertinente pour accompagner le développement d’un business.