Pourquoi opter pour la dématérialisation en entreprise ?

4 mai 2021

La dématérialisation des documents au sein d’une entreprise est un enjeu crucial qu’il est parfois difficile à appréhender. La complexité des process à mettre en œuvre peut constituer un frein à son déploiement. De même que la nécessité de revoir l’organisation interne du travail.

Pourtant, la dématérialisation présente une kyrielle d’avantages logistiques et financiers pour l’entreprise qui décide de l’adopter. D’autant plus que de nombreux prestataires sont capables d’accompagner les entrepreneurs dans cette démarche qui, à court terme, deviendra inévitable.

De quoi s’agit-il ?

La dématérialisation consiste à numériser tous les documents produits par l’entreprise afin de fluidifier les échanges par voie électronique. Elle vise aussi à simplifier l’archivage des dossiers et à faciliter la recherche des pièces administratives. Stockés de manière sécurisée, les factures, devis et contrats peuvent ainsi se transmettre numériquement. De la sorte, l’entreprise s’affranchit de l’impression papier et de l’envoi postal. Outre le gain financier, la dématérialisation réduit aussi la surface de stockage et augmente la productivité des salariés.

Un gain d’espace

En réduisant le volume de documents papier et le nombre de matériel d’impression, la digitalisation représente un atout majeur pour rationaliser un aménagement d’espaces bureaux professionnels puisque les imprimantes, les photocopieurs et les mobiliers de rangement ne sont plus indispensables. Plus besoin d’armoires pour classer les dossiers et stocker les ramettes de papier. Les documents numériques sont hébergés sur des serveurs informatiques situés dans les locaux d’un prestataire spécialisé.

Un gain de temps

La dématérialisation des documents raccourcit les délais de traitement et facilite les échanges en interne. En effet, il ne faut que quelques secondes à un salarié pour retrouver et mettre à jour un document numérique avant de le transmettre à un collègue. Avec la numérisation, l’époque où l’on passait des heures à chercher un papier mal classé est désormais révolue.

La dématérialisation améliore aussi la relation avec la clientèle grâce à l’exploitation d’outils de communication comme l’email ou la messagerie instantanée. La transmission de pièces numériques est immédiate pour le prospect ou le client. Sa prise de décision est donc plus rapide.

Une sécurité accrue

La sécurisation est un autre point fort de la dématérialisation. Dès lors qu’il a été verrouillé, un document numérique devient infalsifiable. Ce qui lui vaut d’être reconnu juridiquement en cas de litige. De plus, le document numérique bénéficie d’une protection totale contre les dommages accidentels, contrairement au papier qui ne résiste pas aux incendies et aux dégâts des eaux.

Des sauvegardes informatiques régulières sont néanmoins indispensables pour se prémunir d’éventuels pertes de données. Mais dans ce domaine, on ne s’improvise pas informaticien. De nombreux chefs d’entreprise avouent ne pas avoir les compétences nécessaires pour déployer une stratégie de dématérialisation. L’aide d’un prestataire spécialisé comme le Groupe Hexapage devient alors indispensable. Sa mission ? Accompagner les sociétés dans leur migration digitale en leur apportant des solutions de numérisation et de stockage informatique.

Une réduction des coûts

La dématérialisation a l’avantage de réduire les coûts de fonctionnement d’une entreprise. Les achats de fournitures de bureau sont réduits. Plus besoin de papier, d’enveloppes, de cartouches d’encre… Les frais liés à l’impression, à la mise sous enveloppe et à l’affranchissement postal sont également limités. Finalement, les économies réalisées constituent l’un des principaux atouts de la dématérialisation.